پایان نامه

فصل اول
(کلیات موضوع MIS)
 
(دیباچه)
در اداره سازمانهای بزرگ امروزی عمل تصمیم گیری به قدری مهم است که برخی از محققان دانش مدیریت، سازمان را شکه تصمیم و مدیریت را علم تصمیم گیری تعریف کرده اند. بی شک، امروزه با توسعه سازمانها و گسترش وظائف و مسئولیتهای مدیریت، تصمیمات مدیر باید همواره بر پایه بررسیهای فنی و آمار و اطلاعات صحیح و بر طبق اصول و روشهای خاص علمی استوار شود. جریان عملیات و فعالیتهای آتی سازمان، نیل به هدفهای مطلوب در برنامه های کوتاه مدت و دراز مدت، موفقیت و بهبود عملیات که با صرف منابع انسانی و مادی همراه است، مستقیماً به نحوه اتخاذ تصمیم مدیران وابسته است. لازم است که تصمیمات با تقبل حداقل اتلاف و ضایعات در منابع انسانی و مادی در جهت نیل به هدفهای مورد نظر اتخاذ شود.
اهمیت اطلاعات در فرایند تصمیم گیری بر هیچ صاحب نظری پوشیده نیست. اطلاعات از منابع حیاتنی سازمان بوده و هر قدر سازمانی از لحاظ اطلاعات غنی تر باشد، تصمیمات صحیحتری در آن اتخاذ خواهد شد.
به بیان ساده، تصمیم گیری یعنی انتخاب راه کار مناسب و مطلوب، از میان راه های کار مختلف برای حصول مقصودی معین.
این انتخاب بر مبنای قضاوت و اعتقادات شخصی و برآوردهای ذهنی با کمک اطلاعات عینی و واقعیتهایی که ممکن است در دسترس تصمیم‌گیرندگان و اداره کنندگان باشد، صورت می گیرد. در صورت فقدان یا محدودیت اطلاعات و آمار برای حل مشکل یا مسئله مورد نظر یا نیل به هدف مطلوب، محققاً تصمیم گیری صحیح و منطقی نیست؛ و هرقدر اطلاعات در باره راه کارها ناقص تر باشد، درجه عدم اطمینان نسبت به تصمیمی که اتخاذ می شود، بالاتر خواهد رفت. پس بدین ترتیب خواهیم دید که ارتباطات و نقل و انتقال اطلاعات در یک سازمان از جمله مبرم ترین وظائف در کار مدیران است. ضمناً اطلاعات زیربنای تصمیم گیریها و برنامه ریزیها و کنترل صحیح و کامل توسط مدیر است.

«شکل گیری سیستم های اطلاعات مدیریت»
در گذشته نه چندان دور، غالب سیستم های پرداخت حقوق و دستمزد، سیستم های پردازش داده ها بودند که به کمک آنها فقط لیست و فیش حقوق تهیه می شد و حداکثر می توانستند کسورات را محاسبه نموده و جمع دریافتی سالانه را بنویسند. اما مدیران کم کم برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد کارمندان خود درخواستهایی مطرح نمودند، درنتیجه سیستم های پردازش داده های حقوق و دستمزد، تبدیل به سیستم اطلاعات مدیریت منابع انسانی گردید. با سیستنم اطلاعات مدیریت منابع انسانی می توان یک سری پیش بینی ها و محاسبات انجام داد، مانند بررسی پرداخت دستمزد بین گروههای مختلف کاری، استفاده بهتر از تخصص های موجود و ارائه اطلاعاتی که در تمام سطوح مدیریت مورد نیاز می باشد.
نکته ای که قابل توجه می باشد آن است که معمولاً مدیران شرکتهای تولیدی بدون شناخت دقیق از محصول، هزینه تولید و وضعیت و شرایط بازار هرگز حاضر به ایجاد یک خط جدید نیستند، اما همین مدیران خیلی راحت میلیونها تومان صرف پیاده سازی سیستم های اطلاعات مدیریت می کنند بدون آنکه شناخت دقیقی از اهداف، حدود و کاربرد آن داشته باشند. همین امر غالباً منجر به پیاده سازی و اجرای سیستم هایی می شود که با مشکلات بسیار همراه می باشد.
بروز این مشکلات ایجاب می کند که مدیران یک شناخت اجمالی از سیستم های اطلاعات مدیریت داشته باشند. هدف سیستم های اطلاعات مدیریت نأمین نیازهای اطلاعاتی کلیه مدیران سازمان و یا واحدهایی از سازمان می باشد. این واحدها ممکن است بر اساس زمینه های عملیاتی سازمان باشد یا بر اساس سطوح مدیریت.
سیستم اطلاعات مدیریت گزارشاتی را به صورت نمودار یا جدول در اختیار کاربرتن مربوطه قرار می دهد. عوامل انسانی همواره برای عملکرد سیستم های اطلاعاتی، بسیار مهم بوده اند اما مدیران و کارشناسان اطلاعاتی می توانند برنامه هایی طراحی نمایند که آثار منفی عوامل انسانی را به نتایج مثبت تبدیل نمایند.

Mis چیست؟
تا نیمه دهه 1960 غالب شرکتهای بزرگ علیرغم همه مشکلات موفق به اجرای اولین سیستم های کامپیوتری خود شده بودند. کار این شرکت ها با حجم زیاید از داده ها که در اختیار داشتند بسیار مشکل بود و تلاش زیادی بود تا این داده ها را به شکلی تبدیل نمایند که برای کامپیوتر قابل قبول باشد. ادبیات کامپیوتر در سازمانها محدود بود به عده ای کارشناس اطلاعاتی، این کارشناسان نیز هیچگونه تجربه واقعی برای هدایت اجرای مراجل چرخه حیات سیستم نداشتند و لذا پیشرفت در این زمینه به تدریج و در اثر سعی و خطا بوجود آمد.
سازمانها در آن دوران سخت یک هدف داشتند و آن این بود که در اجرای وظائف پردازش داده ها از کامپیوتر دقیقاً همانگونه استفاده می کنند که ماشین های پانچ کارت آنرا داشتند. امور سیستم های اطلاعات حسابداری خوب تعریف می شد و روی ادارات حسابداری سازمان تأثیر می گذاشت و اصولاً اجرای کامپیوتر به معنای تبدیل امور جاری به شکل کامپیوتری بود.

تلاش اولیه برای MIS.
با اجرای سیستم های حسابداری،‌ هم کارشناسان اطلاعاتی سازمان و هم تولید کنندگان کامپیوتر مایل بودند که فعالیت کامپوتری توسعه یابد. لذا در جستجوی طراحی سیستمی برآمدند ولی طولی نکشید که متوجه شدند این سیستم ها مطلوبیت زیادی ندارد و تکنولوژی مربوطه سالهای طولانی بود که نتوانسته بود اطلاعاتی در اختیار مدیریت قرار دهد و لذا هنگامی که برای اولین بار معلوم گردید که کامپیوتر می تواند این فاصله را پر نماید، به نظر رسید که کار آسانی باشد.
سازمانهایی که تلاش نمودند تا اولین سیستم های اطلاعات مدیریت را اجرا نمایند به نتایج دیگری رسیدند. مانع بزرگ، مدیران بودند، چرا که چیزی در مورد کامپیوتر نمی دانستند، کار خود را بلد بودند، روشهایی را برای حل مسائل ابداع کرده بودند، اما هیچگاه در مورد نقش اطلاعات در فعالیتهای خود، رسماً فکری نکرده بودند. درنتیجه برای مدیران مشکل بود تا خواسته های خود را از mis بیان نمایند.
این وضعیت برای کارشناسان اطلاعات بسیار سخت بود، زیرا این افراد از مدیریت چیز زیاید نمی دانستند و نمی دانستند از چه چیزی سوال کنند. لذا به این نتیجه رسیدند که تنها راه برای آنها، طراحی و اجرای سیستم هایی بود برای تولید اطلاعاتی که فکر می کردند مدیران به آن نیاز دارند. این کار انجام شد اما در بسیاری از موارد، پیش بینی کارشناسان اطلاعات اشتباه بود و لذا سیستم های طراحی شده توسط ایشان، قابل استفاده نبود.
به مرور زمان وقتی مدیران با کامپیوتر آشنا شدند و متوجه منطق واقعی فرآیندهایی که در حل مسایل بکار می گرفتند شدند، توانستند نیازهای اطلاعاتی خود را بیان نمایند. کارشناسان اطلاعاتی نیز به نوبع خود با مبانی مدیریت آشنا شدند و یاد گرفتند برای طراحی سیستم های اطلاعاتی چگونه با مدیران همکاری نمایند. بدین ترتیب سیستم های اطلاعات مدیریت دوباره طراحی شدند به گونه ای که با نیازهای مدیران هماهنگی بیشتری داشتند و بالاخره سیستم های اطلاعات مدیریت به عنوان زمینه عمده کاربر کامپیوتر تعیین گردید.

تعاریف MIS:
برای سیستمهای اطلاعات مدیریت تعاریف زیادی ارائه شده است. برای آشنایی بیشتر به چند تعریف ارائه شده می پردازیم:
1-    سیستم اطلاعات مدیریت یک سیستم سازمانی است که اطلاعات گذشته، حال و پیش بینی شده در مورد شرکت و محیط آن را ارائه می کند.
2-    با درنظر گرفتن اینکه سازمان دارای سطوح مختلفی می باشد و گروه های متعددی برای تأمین یک هدف واحد وظائف مختلفی را انجام می دهند، MIS یک ساختار جامعی است از پاغیگاه داده ها و جریان اطلاعات در تمام سطوح و اجزاء که با جمع آوری، نقل و انتقال و ارائه اطلاعات، نیازهای سازمان را به بهترین نحو تأمین می کند.
3-    Mis سیستمی است کامپیوتری که اطلاعات را در اختیار کاربران مربوطه قرار می دهد. کاربران معمولاً یک سازمان رسمی را تشکیل می دهند. اطلاعات، سازمان یا یکی از سیستم های عمده آنرا برحسب اینکه در گذشته چه وقایعی برای آن اتفاق افتاده، هم اکنون در آن چه می گذرد، و احتمالاً در آینده برایش چه واقع خواهد شد، نشان می دهد. اطلاعات به شکل گزارشات ادوارای، گزارشات خاص و نتایج شبیه سازی ریاضی تهیه می شود: نتایج گزارشات توسط ندیران و غیر مدیران هنگام تصمیم گیری برای حل مسائل سازمان مودر استفاده قرار می گیرد.

هدف از ایجاد یک سیستم اطلاعات مدیریت چیست؟
هدف از سیستم اطلاعات مدیریت که گاهی به آن سیستم گزارش دهی اطلاعات نیز می گویند، ارائه بازخور از عملیات جاری و روزمره شرکت به مدیر و کارکنان دیگر می باشد. این گزارشات در کنترل، سازماندهی و برنامه ریزی فعالیت های جاری سازمان به آنها کمک می کند.
سیستم های اطلاعات مدیریت با ارائه اطلاعات صحیح و مناسب به کارکنان ذیربط، به شکل مناسب و در زمان مناسب، نقش حساسی در جهت تأمین هدف اصلی سازمان دارد.

گزارش دهی در سیستم اطلاعات به چه شکل است؟
کار سیستم های اطلاعاتی مدیریت فقط این نیست که داده های خام را از منابع مربوطه عبور دهند، بلکه داده ها را جمع آوری نموده پس از پردازش و طبقه بندی آنها،‌ مدیران را در مورد فعالیت های مهم سازمانی آگاه می کند. سیستم، اطلاعات خود را از طریق گزارشهایی که از قبل تعریف شده اند ارائه می کند. مثلاً مدیران با بررسی لیست فروش بر حسب زمان درخواهند یافت که محصولات چگونه به فروش می روند. گزارشات روزمره فروش می تواند به راحتی این کارها را انجام دهد. بدین ترتیب که داده های مربوط به محصولات مختلف، دوره های زمانی، نمایندگی های فروش، مناطق مختلف و عیره را محاسبه و ارزیابی می نمایند. حال اگر مدیری بخواهد وضعیت یک فروشنده خا را بداند، اطلاعات مربوط به راحتی در اختیار وی خواهد بود. ضمن اینکه با همین گزارش می تواند به اسانی فروش فصول مختلف را با هم مقایسه کند و یا فروش یک فصل را در سالهای مختلف بررسی نماید. توسط MIS می توان انواع گزارشات را تهیه نمود. این گزارشات ممکن است برنامه ریزی شده، گزارشات بر اساس درخواست و نیاز خاص و یا گزارشات بر اساس شرایط و حوادث خاصی باشد.
 
(آشنایی با سیستم ها)
تعاریف و مشخصات سیستم ها
یکی از مسائل و مفاهیم مهمی که در مدیریت مطرح است، مسئله سیستمها و روشهاست. به همین دلیل آشنایی با تعاریف و مشخصات سیستمها مفید و ضروری به نظر می رسد.
تعریف:
در زبان فارسی لغت (سیستم) به عنوان واژه ای مترادف با کلمه رشته، جهاز، مجموعه، سلسله، نظام و منظومه است. برای سیستم تعاریف زیاید شده و در هر تعریف به جنبه ای از آن بیشتر توجه گردیده است. اما سیستم به مفهوم کلی عبارت از ترتیب اجزای متشکلی است که موجب حصول هدفهای خاص مبتنی بر برنامه باشد.
مشخصات:
مهمترین و بارزترین مشخصه ها برای یک سیستم عبارت است از:
-    سیستم به خاطر نیل به هدف یا نیتی طراحی شده است.
-    سیستم با یک مرز از محیط خارجی خود مشخص و متمایز می شود.
-    سیستم در داخل خود دارای اجزاء متصل و وابسته به هم است، که هر یک فعالیتها و وظائف مشخصی دارند، و هرکدام به نوبه خود نیز حائز اهمیت هستند.
-    سیستم ها عموماً داریا یک ساختمان سلسله مراتبی می باشند که هر قسمت به نوبه خود دارای اجزاء و قسمتهایی است.
-    کنش و واکنش بین اجزاء دارای نتایجی است که ثابت و مشخص می باشند، و انحراف از این استاندارد دلیل بر وجود نقصی در اعمال یک یا چند جزء است.
-    همانطور که اشاره شد سیستم از مجموعه ای از احزاء به هم پیوسته که در جهت نیل به هدفی خاص فعالیت می کنند تشکیل شده است. میان این اجزاء‌ به هم پیوسته ارتباط و اطلاعات حرف اول را می زنند و اگر این دو وجود نداشته باشد سیستم بوجود نمی آید. پس حال به بررسی اطلاعات و ارتباطات که مهمترین جزء‌ سیستم می باشند می پردازیم.

جریان اطلاعات
ماده سیالی که اجزای شبکه سیستم سازمانی، یا واحدها و سطوح مختلف سازمان را به هم ارتباط داده و متصل میکند ارتباطات، و یا رد و بدل شدن و جریان اطلاعات بین اجزاست. در واقع اطلاعات مانند خونی است که از قلب به شاهرگها و از شاهرگها به مویرگها و نتیجتاً به تمام قسمتهای مختلف بدن منتقل می شود، و سپس مورد تغذیه سلولهای بدن قرار میگیرد. معمولاً نتایج کلی و نهایی عملیات واحدها به صورت اطلاعات در قسمتی به نام برنامه ریزی و کنترل که مغز متفکر سیستم است، جمع آوری، نگهداری و تنظیم می شود. در آنجا کلیه اطلاعات جمع شده داخلی و خارجی تجزیه و تحلیل شده سپس تصمیمات مقتضی در امور مختلف سازمان جهت نیل به اهداف مورد نظر گرفته می شود. سازمان پیوسته خود را توسط همین اطلاعات به دست آمده با محیط خارج تطبیق می دهد و این وسیله ای می گردد جهت ارزیابی و تصحیح اشتباهات و انحرافات در عملیات مختلف سازمان.

تعریف اطلاعات:
انتخاب مقدار مناسبی از اطلاعات خام که جهت کاهش جهل و نااگاهی یا برای کم کردن جنبه ها و قسمتهای تاریک و نامعلوم در یک اتخاذ تصمیم مورد استفاده قرار میگیرد.
محیط سیستمهای اطلاعاتی:
منظور از محیط سیستمهای اطلاعاتی کلیه عواملی هستند که به نوعی بر سیستمهای اطلاعاتی اثر میگذارند که برخی از آنها عبارتند از:
-    وظیفه اصلی سازمان: منظور این است که یک سازمان، یک شرکت تولیدی و ... از طریق میزان و تعداد وظایف سازمانی و ارتباط بین این عوامل، حجم سفارشات، فاکتورها و صورتحسابها می تواند بر وظیفه اصلی تأثیر بگذارد.
-    ساختارهای کنترلی و چگونگی تصمیم گیری: میزان تمرکز و عدم تمرکز چقدر است، بخشهای مختلف چه تصمیماتی و وظایفی را می توانند ابراز نمایند، حدود تصمیم گیری برنامه ریزی شده و نشده چقدر است.
-    شیوه مدیریت: میزان تفویض اختیار، میزان مشارکت در برنامه ریزی چقدر است و برنامه ها چطور کنترل می شود.
-    محیط خارجی سازمان: منظور این است که اطلاعات خارج از سازمان چه اندازه اهمیت دارند. چارچوبهای قانونی چگونه است، سازمان با چه شیوه هایی با محیط خود ارتباط برقرار میکنند.
-    تکنولوژی اطلاعاتی مورد استفاده
-    کاربران سیستمهای اطلاعاتی
-    ساختار سازمانی و سطوح آن

کارکرد های سیستمهای اطلاعاتی:
سیستمهای اطلاعاتی نقش مهمی را در سازمان دارند و تکنولوژی اطلاعاتی می تواند اطلاعاتی را ارائه نماید که برای اجرای عملیات کارآمد مدیریت موثر و در رقابت دنیای متحول امروزی ضروری می باشد.
با این توضیح می توان گفت کارکرد سیستمهای اطلاعاتی عبارتند از:
1-    عامل مهمی در اجرای وظایف حسابداری، مدیریت مالی و منابع انسانی محسوب می شود.
2-    بخش عمده ای از منابع سازمان و هزنه اجرای عملیات از طریق سیستمهای اطلاعاتی مدیریت ثبت می شوند. به همین جهت برای مدیریت منابع انسانی سازمان چالش ایجاد می کند.
3-    عامل مهمی است در کارایی عملیات، بهره وری کارکنان. ارائه خدمات و جلب مشتری
4-    منبع عمده اطلاعات می باشد که قدرت تصمیم گیری مدیریت را افزایش می دهد.
5-    عنصر مهمی در تولید محصولات و ارائه خدمات با صرفه می باشد.

ویژگیهای اطلاعات:
1-    صحت اطلاعات
2-    کامل بودن اطلاعات
3-    قابلیت انعطاف
4-    به موقع بودن اطلاعات
5-    مربوط بودن اطلاعات

تکنولوژی انتقال اطلاعات:
منظور از انتقال اطلاعات تبادل اطلاعات – فایلها و پیامها بین دو کامپیوتر می باشد، به طور کلی برای تبادل اطلاعات پنج نوع سخت افزار مورد نیاز می باشد که عبارتند از:
1)    کامپیوتر ارسال کننده اطلاعات: اطلاعات موجود کامپیوتر توسط سایر سخت افزارها به کامپیوتر دیگری منتقل می شود.
2)    مودم ارسال کننده اطلاعات: به طور کلی وظیفه مودم‌ها را می توان انتقال اطلاعات از طریق شبکه های مخابراتی بیان کرد. یک مودم ارسال کننده با استفاده از نرم افزارها، اطلاعات مورد نظر را کد کرده و رمز درمی آورد و سپس با تبدیل آنها با امواج مخابراتی یا اطلاعاتی که از طریق خطوط تلفن قابل انتقال است نسبت به انتقال اطلاعات ادقام می کند.
3)    شبکه های مخابراتی حامل: شبکه های مخابراتی وظیفه انتقال اطلاعات کدگذاری شده را بر عهده دارند.
4)    مودم دریافت کننده اطلاعات: این مودم پس از دریافت و اطمینان از صحت آنها. اطلاعات دریافت شده را به کامپیوتر مقصد واگذار می نماید.
5)    کامپیوتر دریافت کننده اطلاعات: نمایش و تجزیه و تحلیل اطلاعات دریافتی از کامپیوتر ارسالی
       5                  4                          3                 2                     1

نحوه ارسال اطلاعات
•    مراحل تبدیل یک سیستم اطلاعات دستی به یک سیستم اطلاعات کامپیوتری:
همیشه تبدیل سیستم‌های اطلاعاتی دستی به سیستم های اطلاعاتی کامپیوتری به مراتب ساده تر از طراحی یک سیستم اطلاعاتی جدید می باشد. زیرا در مورد سیستم های دستی نیازها شناخته شده و بسیاری از مراحل طراحی انجام شده است.
برای تبدیل یک سیستم اطلاعاتی دستی به کامپیوتری باید مراحل زیر انحام شود:
1)    توصیف سیستم: به طور کلی در توصیف سیستم ها باید ورودیها و خروجیهای اساسی و همچنین وظائف پردازش سیستم های اطلاعاتی مشخص گردد.
2)    مستندسازی ورودیها: منظور از مستندسازی ورودیها این است که فرمهای ورود اطلاعات و نوع اطلاعات وارد شونده به کامپیوتر به نحوی طراحی شوند که حداکثر دقت و حداقل زمان را بدست آورند.
3)    مستندسازی خروجیها: در این مرحله باید موارد مشابه با آنجه که در مستندسازی ورودیها گفته شد را مد نظر قرار دهند، به عبارت دیگر باید خروجیها و گزارشات به نحوی طراحی شوند که دقیقاً نیازهای اطلاعاتی واحدهای استفاده کننده را شامل شوند.
4)    طراحی فایلهای اطلاعاتی: پس از تعیین ورودیها و خروجیهای سیستم می توان اطلاعاتی را که ملزم به ذخیره سازی آن هستیم مشخص نمائیم از اینرو در این گام ساختار فایلها و جداول و رکودها را مشخص می نمائیم.
5)    طراحی منطقی نرم افزارهای کامپیوتری: در این مرحله الکوریتم هایی را که وظایف پردازش اطلاعات را بر عهده دارند طراحی می نمائیم و با استفاده از علائم مورد نیاز در قالب یک فلوچارت تنظیم و ارائه می نمائیم.
6)    تدوین و پیاده‌سازی نرم افزار: در این مرحله الگوریتم های تعیین شده به نرم افزارهای کامپیوتری تبدیل می گردد.
7)    ارزیابی و تصحیح نرم افزار: احتمال اینکه یک نرم افزار در اولین مرحله طراحی کلیه انتظارات را برآورده سازد تقریباً برابر صفر است، از اینرو پس از طراحی اولیه نرم افزارهای تهیه شده مورد بررسی قرار بگیرند و در پایان پس از درنظر گرفتن بازخورهای متعدد نسخه نهایی نرم افزار تهیه گردد.

مشکلات طراحی سیستمهای اطلاعاتی مدیریت:
1)    عدم وجود سیستم مدیریت: طراحی و پیاده سازی سیستمهای اطلاعاتی مدیریت نیازمند شناخت و ضعف جریان اطلاعات در سازمان می باشد. جریان اطلاعات در هر سازمانی ارتباط مستقیم با سیستم مدیریت سازمان دارد. در صورتی که یک سازمان سیستم مدیریت ساختار یافته ای نداشته باشد، پی بردن به نحوه جریان اطلاعات دشوار بوده و طراحی یک سیستم اطلاعاتی مدیریت را با مشکلات عدیده ای روبرو می سازد. اینگونه سازمانها پیش از آنکه به یک سیستم اطلاعاتی نیاز داشته باشد به سیستم مدیریتی نیاز دارند.
2)    عدم شفافیت مأموریتها و سیساستهای سازمان: مأموریتها و سیاستهای سازمان که شفافیت نداشته باشد باعث میگردد سیستم طراحی شده قابلیت انعطاف و عکس العمل را نسبت به تغییرات بوجود آمده در فعالیت سازمان نداشته باشد.
3)    عدم مشارکت مدیران: بسیاری از مدیران طراحی، پیاده سازی و ارزیابی را جزء وظایف تحلیل گر سیستم میدانند و به ندرت در امور مربوط به طراحی سیستم مشارکت و یا دخالت میکنند. این موضوع باعث می شود تا هنگام پیاده سازی سیستمهای مختلف عدم هماهنگی بین اهداف و وظائف به کرات مشاهده گردد. برای رفع این معظل تحلیل‌گران سیستم موظف هستند در مقاطع مختلف زمانی از مشاوره و همفکری مدیریت استفاده نمایند.
4)    مقاومت افراد در برابر تغییرات: مقاومت افراد در برابر تغییرات سازمان یکی از مشکلات همیشگی مدیران در ارتباط با سازمانهای در حال توسعه می باشد. ورود کامپیوتر به سازمان باعث می گردد کارگران و کارمندان کامپیوتر را جانشینی برای خود فرض کرده و درنتیجه امنیت شغلی خود را در خطر ببینند. وظیفه مدیران این است که قبل از هرچیز با ارائه آموزشهای لازم واقعیت موضوع را برای کارگران و کارمند روشن سازند.

مستندسازی سیستمها:
پس از طراحی در سیستم اطلاعاتی اساسی ترین گام در بهبود عملکرد آن سازمان مستندسازی می باشد. منظور از مستندسازی این است که اجزایی از سیستم عملکرد که در آینده توسط افراد مختلفی مورد استفاده و بازبینی قرار می گیرد به نحوی تشریح گردند که دربرگیرنده اطلاعات اساسی باشد. این نوع مستندسازی به طور عمومی برای 3 مورد انجانم می گیرد.
1)    کسانیکه وظیفه ورود و تهیه داده به سیستم را دارند. این مستندسازی شامل خلاصه ای از عملکرد سیستم، توضیح دقیق در مورد ورودیهای مورد نیاز و یادآوری محدودیت ها، مشکلات و منابع بروز خطا می باشد.
2)    افرادیکه از اطلاعات سیستم به صورت خروجی استفاده میکنند. این مستندسازی شامل شرح مختصری از عملکرد سیستم و توضیح دقیق و جامعی از اقلام اطلاعات خروجی می باشد.
3)    افرادیکه ممکن است در آینده مسئول توسعه عملکرد نرم افزارهای کامپیوتری باشند. این مستندسازی در واقع شامل تشریح فلوچارت ها و الگوریتم ها می باشد. از اینرو متغیرها و ساختارهای منطقی برنامه‌ها باید در این مستندسازی به دقت تشریح گردد.
در این بخش به شکل مختصری از سیستم های اطلاعاتی مطالبی را یادآور شدیم و توانستیم با اهداف، نحوه شکل گیری، مشکلات و سیستم ارائه گزارشها آشنا شویم. در فصل بعد به معرفی چند سیستم اطلاعاتی مهم در یک موسسه می پردازیم.

فصل دوم
(انواع سیستمهای MIS)
 
«سیستمهای اطلاعاتی مدیریت»
هماهنگی و همکاری در یک سازمان تنها از طریق توزیع و مبادله اطلاعات بین افراد، بین واحدهای سازمان و بین سلزمان و محیط میسر است. اجرای سازمان از طریق ارتباطات به یکدیگر متصل اند. در حقیقت توزیع، انتقال و مبادله اطلاعات، فرایندی است که می تواند مراکز مختلف تصمیم گیری را در سیستم سازمان به صورت موزون و هماهنگ به یکدیگر متصل نماید. کمحققاً بدون جریان اطلاعات در یک سازمان، سازمان رو به فنا خواهد رفت. مسئولیت تجهیز و استفاده از منابع مصروفه یا وارده های به سازمان با مدیریت است و مدیریت فرایند تصمیم گیری را در سازمان ایجاد می کنند.. در حقیقت هماهنگ کردن عملیات و فعالیتهای سایر بخشها تصمیماتی می گیرند و کار آنها را در جهت تولید یا ارائه محصولات و خدمات رهبری، هماهنگی می کنند. بدین جهت همواره به اطلاعات مربوط به هر بخش نازمندند. لذا به این دلیل در این فصل به آشنایی با مهمترین سیستم های اطلاعاتی در یک موسسه می پردازیم:

سیستم های پشتیبانی تصمیم گیری (DSS)
در واقع یکی از معانی MIS همان DDS یا سیستم های پشتیبانی تصمیم گیری می باشد. با این تفاوت که DDS فقط اطلاعات ارائه نمی کند، بلکه همانگونه که از آن نام آن برمی آید در تصمیم گیری به مدیران کمک نیز می کند. در واقع سیستم های MIS در تصمیماتی به مدیران کمک می کنند که مسائل مربوط ساخت یافته باشند، مانند تعیین زمان خرید مواد برای انبار و تعیین میزان سفارش موارد مورد نیاز.
این نوع تصمیمات عملیاتی و روزمره بر اساس تقاضای تولید، هزینه انبارداری، و متغیرهای دیگری است که بستگی دارد به کاربرد اقلام موجود در انبار. در MIS از اینگونه متغیرها در انبارداری (موجودی کالا) استفاده یم شود که اطلاعات خاصی برای سفارش مواد (مانند تعداد و تاریخ سفارش) برای کنترل انبار به مدیر مربوطه ارائه می کند. اما سیستم های DSS برای پشتیبانی آن دسته از تصمیمات طراحی می شوند که نیمه ساخت یافته و یا ساخت نایافته می باشند. تصمیم نیمه ساخت یافته مانند بهبود بازده کار فروشندگان و عرضه کنندگان مواد اولیه می باشد.
اطلاعاتی که بازده عملکرد عرضه کنندگان را در طی دو سال گذشته مقایسه می کند تا حدودی ساخت یافته است. این اطلاعات روی هاردیسک یا پایگاه جامع داده‌ها که MIS را پشتیبانی می کند وجود دارد. شکل ساخت نایافته مسأله، مانند شرایط تخفیف، خط مشی سفارش کالا به طور انبوه و قیمت گذاری و غیره، مسائلی را مطرح می کند که در خور DSS می باشند.
تفاوت دیگری که بین MIS و DSS وجود دارد آن است که MIS برای پشتیبانی از یک وظیفه خاص (حسابداری یا کنترل انبار) یا یک سری وظیفه (MIS جامع) طراحی و ایجاد می شود. درحالیکه DSS مجموعه ای از ابزارهای پشتیبانی از تصمیمات است که تحت شرایط مختلف کار می کند.

تعریف DSS
سیستم های DSS سیستم های اطلاعاتی تعاملی (interactive) می باشند که دارای مجموعه ای از ابزارهای نرم افزاری – سخت افزاری کاربر آشنا (User-friendly) بوده و هدف آن تولید و ارائه اطلاعات جهت پشتیبانی مدیریت در فرآیند تصمیم گیری می باشد (Ibid, 46).
تصمیم گیرندگان می توانند برای اتخاذ تصمیمات کیفی روی تجربه خود متکی باشند و یا نیازی نباشد از اطلاعاتی که در MIS جامع موجود در سازمان خود دارند فراتر روند، اما در سطوح تاکتیکی و استراتژیک، تصمیم گیرندگان با تصمیماتی روبرو می شوند که فراتر از قابلیت انسانی آنها است تا بتوانند عوامل موجود را به طور مناسب با هم ترکیب کنند.
این نوع تصمیمات از طریق سیستم های DSS نظم داده می شوند. با کمک سیستم های DSS می توان خلاء اطلاعاتی را بگونه ای پر نمود که مدیران بتوانند کیفیت تصمیمات خود را بهبود بخشند. برای این امر سخت افزار و نرم افزار DSS از جدیدترین نوآوریهای فنی (مانند نمودارهای رنگی و سیستم های مدیریت پایگاه داده ها) مدلهای برنامه ریزی و پیش بینی، زبان های پرسشی مخصوص کار با داده ها و حتی هوش مصنوعی استفاده می کنند.
در بسیاری موارد DSS فرآیند تصمیم گیری را تسهیل می کند. مثلاً DSS می تواند در انتخاب راه حل های مختلف به تصمیم گیرنده کمک نماید، برخی از DDSها این قابلیت را دارند که راه حلهای مختلف را بر اساس معیارهای فرد تصمیم گیرنده، به طور خودکار طبقه بندی نمایند.
در مقایسه، MIS گزارشات ادواری و برنامه‌ریزی شده تهیه می کند، مانند خلاصه فروش منطقه ای – هفتگی درحالیکه DDS، کمتر ساخته یافته است و مدیران با کمک آن می توانند به آینده نظر داشته و سؤالات «اگر-آنگاه» مطرح نمایند.

مختصات سیستم های پشتیبانی تصمیم گیری
ویژگی های سیستم DDS به طور خلاصه (Long, 1989:47):
1- DSS در فرآیند تصمیم گیری به فرد تصمیم گیرنده کمک می نماید.
2- DSS به گونه یا طراحی شده است که در تصمیمات نیمه ساخت یافته و ساخت نایافته قابل استفاده می باشد.
3- DSS در تمام سطوح به تصمیم گیرنده کمک می کند، اما بیشتر در سطح تاکتیکی و استراتژیک مطرح می باشد.
4- DSS یک سری مدلهای همه منظوره، امکانات شبیه سازی. و دیگر ابزارهای تحلیلی در اختیار تصمیم گیرنده قرار می دهد.
5- از DSS به اسانی می توان در شرایط مختلف برای رفع نیازهای اطلاعاتی استفاده نمود.
6- DSS بر اساس یک برنامه تولید که از پیش تعیین شده کار نمی کند.
7- DSS ارتباط بین سطوح مختلف تصمیم گیری را فراهم می کند. مثلاً با ارائه نمودار از اطلاعات سطح عملیاتی، مدیران ارشد می توانند از آن بهره بگیرند.
مدیران با استفاده از قابلیت نرم افزاری DSS می توانند در مورد نیازهای نیروی کار و درآمد پروژه های خود در آینده پیش بینی هایی به عمل آورند. مثلاً با استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه نیروهای مورد نیاز برای یک سری پروژه و نیز برنامه ریزی و زمان بندی پروژه ها را پیش بینی نمایند.
یکی از قلبلیت های مهم DSS امکانات شرطی «اگر- آنگاه» می باشد. مدیران با این ابزار می توانند تصمیمات مختلف را آزمایش نمایند. مثلاً می توان یک DSS به گونه ای طراحی نمود که مورد استفاده مدیران مالی قرار گیرد. وظایفی که این نوع نرم افزار دارد معمولاً عبارتند از محاسبه نرخ بازده، دوره برگشت سرمایه یا دوره بازدهی، ارزش حال، ارزش آتی، حقوق و دستمزد سالیانه، جدول استهلاک اثاثیه، حدول استهلاک وام و غیره. در صورتی که صورتهای مالی در سیستم وجود داشته باشد، مدیران می توانند نسبت های مالی را نیز بررسی نموده و تجزیه و تحلیل شرطی انجام دهند.

سیستم پردازش داد و ستد
منظور از سیستم های پردازش داد و ستد یا TPS که گاهی به آن سیستم پردازش عملیات (و گاهی تراکنش) گویندذ، سیستم هایی هستند که عملیات روزمره سازمانها را انجام می دهند. برخی از این سیستم ها عبارتند از: سیستم خرید، سیستم فروش، سیستم انبار، سیستم اعتبارات، سیستم اموال و سیستم حقوق – دستمزد و غیره. کاربر هر سیستم، از طریق ترمینال خود، با سیستم ارتباط برقرار می کند، به وارد نمودن داده های مربوطه مبادرت می کند و گزارشات لازم را نیز تهیه می کند. بدین ترتیب هر کاربر مسئول و پاسخگوی سیستم خود می باشد.
پس عملیات، وقایعی هستند که به عنوان بخشی از کسب و کار انجام می شوند و یک سری داده تولید می کنند. به عنوان مثال وقتی یک شرکت مبادرت به فروش کالا به طور نسیه می کند، داده های مربوط به مشتری، کالا، فروشنده، انبار و غیره، باید جمع اوری شده و پردازش شوند. این پردازش موجب یک سری عملیات دیگر می شود / مانند ثبت چک های دریافتی، تهیه صورتحساب برای مشتری، تغییر موجودی، افزایش مانده حسابهای دریافتنی. پس امور مربوط به پردازش داده ها ایجاب می کند این داده ها جمع آوری و پردازش شوند در غیر اینصورت عملیات سازمان دچار وقفه خواهد شد. لذا سیستم های TPS نقش حیاتی در پشتیبانی از عملیات سازمان دارند.

چرخه پردازش داد و ستد
سیستم های TPS داده های مربوط به عملیات سازمان را جمع آوری و پردازش می کنند. سپس فایل ها و پایگاههای اطلاعاتی سازمان را به هنگام نموده، انواع گزارشات برای استفاده در داخل و یا خارج سازمان تهیه می کنند. این وظایف را می توان به عنوان یک چرخه درنظر گرفت. چرخه پردازش عملیات TPS در 5 مرحله به شرح زیر می باشد:
1-    امور مربوط به وارد نمودن داده ها
2-    امور مربوط به پردازش عملیات
3-    وظایف پردازش فایل ها و پایگاه داده ها
4-    تهیه اسناد و گزارشات
5-    پاسخ به پرسشهای احتمالی

امکانات سیستم پردازش داد و ستد
امکانات سیستم TPS همان امکانات یک سیستم کامپیوتری است که عبارتند از ورودی ها، پردازش، ذخیره سازی، و خروجی ها
ورودی های سیستم TPS می تواند هر یک از موارد زیر باشد:
1-    داده های اولیه
2-    درخواست اطلاعات از سیستم
3-    وارد نمودن یک دستورالعمل
4-    پیام به کاربر دیگر در شبکه
5-    انجام تغییرات
پردازش در سیستم TPS عبارت است از:
1-    مرتب سازی: نظم دادن به داده ها یا رکردها با یک ترتیب خاص
2-    دستیابی، ذخیره سازی و تغییر داده های یک رسانه ذخیره سازی
3-    تلخیص: نمایش اطلاعات به یک شکل خلاصه، مانند ارائه جمع یک سری ارقام
ارتباط سیستم اطلاعات مدیریت با سیستم پردازش داد و ستد
تمام داده های MIS از منابع داخای تأمین می شود، به این معنا که داده های مربوطه از منابع خود سازمان وارد سیستم می شود که این منابع همان رگوردهای اصلی TPS می باشند.
سیستم TPS داده های مربوط به گزارشات مدیریتی را از عملیات جاری سازمان گرفته و ذخیره می کند. با هر مبادله ای که در سازمان صورت می گیرد، TPS های مختلف تغییر نموده و داده های آنها بهنگام می شوند و در واقع پایگاه دادههای سازمان را اصلاح می کنند.
مثلاً وقتی ترمینال فروش یک فروشگاه، بارکد کالا را با اسکنر می خواند، قیمت نمایش داده شده و فروش آن کالا ثبت می گردد. در عین حال با خروج یک (چند) واحد کالا، پایگاه دادههای مربوط به موجودی کالا اصلاح می شود. در ضمن کل فروش روزانه فروشگاه افزایش یافته، میزان مالیات مربوطه نیز محاسبه می گردد.
سیستم اطلاعات بازاریابی
بازاریابی و فروش دو موضوعی عستند که با یکدیگر نزدیک بوده و مربوط به فروش کالا و خدمات می شوند. کسانی که در این واحد کار می کنند مسئولیتهای زیاد و متنوعی دارند، ازجمله اینکه بازار فروش را تجزیه و تحلیل می کنند، برای محصولات ایده های جدید ارائه می دهند، برای فروش محصولات موجود برنامه ریزی می کنند، و از طریق آگهی، تلفن و ارتباط مستقیم،  ...